Back

De voordelen van een freelance event manager

In dit artikel zet ik de belangrijkste voordelen op een rij waarom het lucratief is voor een bedrijf om een senior freelance event manager in te huren voor het organiseren van een evenement of beursdeelname. Een ervaren freelance event projectmanager zal jouw evenement of beursdeelname altijd naar een hoger niveau tillen, het maximaal haalbare resultaat realiseren, zonder in te leveren op beleving en impact. Dat is de meerwaarde van een freelance event manager.

Maar laat ik eerst beginnen wanneer een freelance event manager het beste tot recht komt in een bedrijf. Zo kun je een freelancer zowel op projectbasis als ad interim inhuren voor langere tijd.

De perfecte match

Een freelancer is met name geschikt voor bedrijven die geen vaste event manager hebben. Deze bedrijven leggen deze opdracht neer bij de eigen marketing manager, marketing specialist of een executive assistent met enige projectmanagement ervaring.

Echter het organiseren van een event is een complex en specialistisch project met veel activiteiten, deadlines, stakeholdermanagement, details en onderlinge afstemming. Dat doe je niet zomaar even naast je eigen functie, waarin je ook je eigen verantwoordelijkheden en prioriteiten hebt. Je moet voldoende tijd kunnen investeren om succesvol te zijn en ruim op tijd beginnen. En met een andere functie heb je geen tijd. Het resultaat is dat eigen werkzaamheden worden uitgesteld. Je te laat start met de voorbereiding en je bovendien onnodige stress stimuleert bij de medewerker die het moet organiseren. Dat is niet goed voor de medewerker, komt tevens het bedrijf niet ten goede en levert niet het juiste resultaat.

Verder is een freelance event manager bedreven in event marketing en weet de freelancer hoe je mensen met elkaar verbindt voor een succesvol en meetbaar resultaat. Het inhuren van een ervaren professional betaalt zichzelf absoluut terug.

Tijdelijk

Natuurlijk kun je ook een freelance event projectmanager inhuren als er tijdelijk en snel ondersteuning nodig is voor je event manager bij een piek. Of vanwege langdurige afwezigheid, het plotseling weggaan van de event manager en tijdens een overbruggingsperiode op zoek naar een geschikte nieuwe vaste event manager.

Welke meerwaarde levert een freelance event manager?

Reden 1: Specialistische kennis en ervaring (betere kwaliteit)

Een ervaren event projectmanager heeft gemiddeld meer dan 15 jaar ervaring in event management en het organiseren van elk type evenement, beurs of congres. Zowel intern als extern, als live, online en hybride. Een freelance event projectmanager weet als geen ander hoe je events strategisch succesvol kunt inzetten binnen je eigen marketing of communicatieactiviteiten om jouw zakelijke doelstellingen te bereiken. Bovendien worden ervaring, kennis en leermomenten gedeeld met de opdrachtgever.

Daarnaast werkt een freelancer ook voor meerdere opdrachtgevers in verschillende branches, waardoor diepgaande kennis, vaardigheden, netwerk en praktijkvoorbeelden continu blijven groeien. Dit zorgt voor scherpte, kennis en inzichten die ook jouw bedrijf een boost geven. 

Reden 2: Hogere productiviteit (bespaart tijd, betere kwaliteit)

Een zelfstandige event projectmanager loopt altijd een stap harder en denkt minimaal twee stappen vooruit. Ze zijn ondernemend, zelfstandig, flexibel en hebben de meeste kennis op hun vakgebied. Daarbij zijn ze breed onderlegd, aangezien je als freelancer niet alleen je expertise als dienst inzet, maar ook je eigen marketing, sales, financiën, website en social media beheert. Als eigen ondernemer wil je positieve klanten met referenties en kun je dus een hoge inzet verwachten van een freelancer. Je wilt tenslotte het beste resultaat realiseren voor een tevreden klant. Daarnaast kom je ergens nieuw binnen, dit geeft de energie en enthousiasme van een nieuwe baan die een team en bedrijf vaak nodig hebben.

Reden 3: Kostenbesparing (bespaart geld)

Het is vaak een misvatting dat een ervaren freelance event projectmanager ‘duur’ is. Kijk naar het volledige plaatje. Je huurt een freelancer enkel in voor de uren die nodig zijn en hebt verder geen vaste kosten. Daarnaast zit een freelancer vaak op een specifiek project en kun je dit dus ook begroten in je projectbudget.

Een ervaren freelance event projectmanager is zeer gefocust op kostenbeheer en zal kosten in de hand houden. Vanwege kennis, ervaring, snelheid en een efficiëntere coördinatie zal dit altijd leiden tot lagere kosten.

Een ervaren projectmanager weet ook hoe je een duidelijke briefing opstelt voor leveranciers met benodigdheden en wensen. Zij weten wat jij wilt. Je hebt daarmee duidelijkheid vanaf het begin en wordt niet geconfronteerd met extra meerkosten door last-minute verzoeken die vooraf vergeten zijn. Als jezelf te laat begint, omdat je eigenlijk geen tijd hebt om een evenement te organiseren, moet er met terugwerkende kracht van alles ‘gerepareerd’ worden. Dat kost extra tijd – en dus meestal ook geld. Met een freelancer start je eerder en kun je beter anticiperen en schakelen op de marktomstandigheden in de eventbranche.

Tevens heeft een ervaren event projectmanager een professioneel partnernetwerk die ingezet kan worden. Dit bespaart tijd en geld bij het zoeken naar leveranciers. Bovendien hoef je niet alles uit te besteden aan een eventbureau en houd je zelf de regie. Belangrijker je bespaart ook op de extra opslagkosten (fee, gemiddeld 10-15%) die hiervoor berekend worden.

Kortom een aanzienlijk deel van de inhuurkosten van een freelance event projectmanager wordt al terugverdiend door de manier van werken. De potentiële besparing op het totale budget varieert van 5% tot 15%.

Reden 4: Event marketing en strategische aanpak (beter resultaat)

Een ervaren freelance event manager is bedreven in event marketing en helpt bedrijven om het volledige zakelijke potentieel te benutten uit hun evenementen en beursdeelnames. Dat doen zij door deze verder te professionaliseren en te zorgen dat elke uitgegeven euro waardevol wordt ingezet. Verder creëren ze de juiste impact en zullen ze je begeleiden om maximaal resultaat te realiseren voor jouw bedrijfsgroei. Je kunt de opbrengst en resultaten zichtbaar maken via een strategische resultaatgerichte event marketing aanpak. Beter resultaat, meer beleving en opbrengst.

Reden 5: Frisse blik (bespaart tijd, betere kwaliteit)

Een freelance event projectmanager geeft je een blik van buitenaf op de organisatie. Het is daarom slim om goed te luisteren naar het advies, inzichten en de suggesties waarmee deze freelancer komt. Vernieuwen, verbeteren, uitdagen en enthousiasmeren binnen de organisatie en het team is belangrijk. En het is niet altijd eenvoudig om met een kritische blik naar jezelf en eigen organisatie te kijken. Een kundige blik van buitenaf kan helpen om de gewenste feedback en boost te krijgen die nodig is voor verandering. Daarnaast heeft een freelancer veel kennis en inzichten uit andere organisaties die kunnen bijdragen aan het project en het gewenste resultaat.

Reden 6: Geen zorgen (bespaart geld en tijd, beter resultaat)

De inhuur van een professionele event projectmanager bespaart tijd, geld en stress door alle last van jouw schouders te nemen. Tevens heeft een ervaren freelance projectmanager een schat aan kennis en ervaring, waardoor er snel geanticipeerd kan worden op mogelijke problemen die zich onderweg kunnen voordoen.

Alle activiteiten in het project worden geregeld – je wordt volledig ontzorgd, maar houdt de regie. Je hebt één contactpersoon die alles coördineert en zal optreden als intern en extern aanspreekpunt met betrekking tot het evenement. Je hoeft je geen zorgen te maken over eventuele problemen die zich kunnen voordoen.

Een ervaren freelance event manager weet wat er in elke fase van het proces moet gebeuren, zodat alles soepel verloopt. Dit kan planning, budgettering, publiciteit, catering, entertainment, personeel, decoraties en meer omvatten.

Door hun expertise zorgen zij ervoor dat alle elementen van het evenement of beursdeelname worden verzorgd. Met een minimale inspanning van jou als klant.

Reden 7: Continuïteit (bespaart tijd, betere kwaliteit)

Door inhuur van een vaste freelance event projectmanager voor dat ene event per jaar heb je een constante factor in je bedrijf. Waar de samenstelling van vaste teams steeds kan wijzigen. Zodoende blijft alle kennis en inzichten beschikbaar in je bedrijf. En bouw je een duurzame relatie op en kun je meteen van start gaan zonder onboarding en enige tijdverspilling. De freelance event manager bouwt dan ook een relatie op met alle belanghebbenden. Je kunt als bedrijf de beschikbaarheid van de freelancer vooraf vastleggen, zodat je zeker weet dat de freelancer beschikbaar is.

Reden 8: Toegang tot de laatste innovaties (beter resultaat en kwaliteit)

Een freelance event manager is eigen ondernemer en volgt nadrukkelijk de laatste ontwikkelingen en innovaties op het vakgebied. En brengt deze vervolgens in de praktijk. Hierdoor ben je als bedrijf altijd verzekerd van de laatste innovaties en technieken om een betere beleving te creëren voor jouw evenement of beursstand. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van AI, Augmented Reality, duurzaamheid en diversiteit en inclusie.

Vind je dit interessant? Neem dan gerust contact met ons op.