Back

Event strategie is de sleutel voor event ROI

‘Wat levert het me eigenlijk op?’ ‘Wat is de event ROI?’ Vragen die we onszelf vaak stellen als het gaat om evenementen en beurzen. Een terechte vraag, maar prima te beantwoorden met een geregisseerd plan van aanpak. Hoe laten we zien wat het evenement op kan leveren? En hoe kunnen we die resultaten meetbaar maken?

De uitdaging

Het organiseren van een evenement of beursdeelname kan voor bedrijven een uitdaging zijn. Het is complex en vereist veel tijd, planning, coördinatie, kennis en middelen om ervoor te zorgen dat alles soepel en succesvol verloopt. Bovendien is het lastig om de event ROI te meten en worden events en beursdeelnames vaak als kostenpost gezien. Echter bedrijven onderschatten de potentie die een strategische aanpak biedt voor een betere event ROI.

In dit artikel bespreken we hoe bedrijven deze verborgen kansen kunnen benutten door de inzet van een corporate event strategie.

Voordat je direct begint met de eventproductie en het zoeken naar een locatie of het laten maken van een stand design is het belangrijk om eerst een aantal vragen te stellen in je organisatie. Waarom organiseren we eigenlijk een relatie-evenement, een congres, een personeelsfeest of gaan we naar een vakbeurs. Wat willen we hiermee bereiken? En wanneer is het voor ons een succes?

De aanpak

Het is allereerst belangrijk om te begrijpen wat we onder een strategische aanpak verstaan bij het organiseren van evenementen. Een strategische aanpak betekent niets meer dan dat je vanuit de aanwezige bedrijfsstrategie, ambities en strategische doelen in kaart gaat brengen welke rol jullie evenementen en beursdeelnames hierin spelen. Je kijkt dus naar het grotere plaatje van alle evenementen die je organiseert of waaraan je deelneemt. Intern of extern. Live, online of hybride.

Hieronder vind je 5 tips die je gaan helpen:

1. Breng alle huidige evenementen in kaart en deel deze in op onder andere aanwezige strategische doelen, doelstellingen, thema’s en doelgroepen.
2. Praat met belangrijkste interne stakeholders over hun doelen, verwachtingen en belangen over de inzet van evenementen in jullie bedrijf.
3. Vervolgens stel je met elkaar 1 of 2 meest belangrijke doelstellingen vast per soort evenement, waaraan het evenement moet bijdragen.
4. Daarna stel je samen per doelstelling 1 tot 3 Key Performance Indicators (KPI) vast, die je na het evenement makkelijk kunt meten en evalueren. Deze KPI’s vertellen je na het evenement of je de doelstellingen hebt behaald.
5. Zorg ervoor dat je alle infrastructuur en benodigde digitale tools hebt om te kunnen meten.

Hoogstwaarschijnlijk zal je bij het in kaart brengen van je huidige evenementen ook evenementen treffen die niet aansluiten op een strategische doel. Dat zijn de evenementen waarvan je moet afvragen of deze wel zinvol zijn. Ze dragen namelijk niet bij aan een hoger doel. Zonde van je tijd en investering. Als er geen duidelijke onderliggende verklaring is zal ons advies altijd zijn om te stoppen met deze evenementen.  

Evalueer

Een andere factor die belangrijk is binnen een strategische aanpak, is de evaluatie achteraf. Na afloop van het evenement wordt bekeken of de doelstellingen zijn behaald en wat er eventueel verbeterd kan worden voor toekomstige evenementen. Door deze evaluaties kunnen bedrijven en organisaties leren en groeien in hun strategisch event management vaardigheden. We spreken uit eigen ervaring dat een goede evaluatie bijdraagt aan betere events.

Samenvattend

Een strategische benadering bij het organiseren van evenementen brengt veel voordeel. Een hogere event ROI, meer focus, een duidelijke boodschap, soepele planning, lagere kosten, meer impact en beleving voor de deelnemers en een betere bedrijfsreputatie. Alle reden om veel zorg en aandacht te besteden aan het ontwikkelen van een strategische aanpak voor jullie evenementen en deelnames aan vakbeurzen.

Vraag een strategische partner

Wil je weten hoe je een strategische aanpak ontwikkeld met een gegarandeerde event ROI voor jouw evenementen? Discover Projects heeft veel ervaring op dit gebied met een bewezen methodiek. Wij hebben dit gedaan voor onder andere Signify, Technische Universiteit Delft en Hitachi. Zij hebben nu een duidelijk raamwerk dat richting en keuze geeft welke soort events bijdragen aan hun strategische ambities met een meetbare event ROI per evenement.

Vind je dit interessant? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op om jouw specifieke situatie te bespreken.