Back

Technische Universiteit Delft

Discover Project helpt de Technische Universiteit in Delft bij de ontwikkeling, begeleiding en implementatie van een eventstrategie.

Doel van de opdracht: resultaatgericht organiseren door de evenementen en congressen binnen TU Delft te stroomlijnen en beter te laten aansluiten op de strategische prioriteiten en communicatiedoelstellingen van TU Delft. Daarnaast een uniforme aanpak en organisatie van de evenementen ontwikkelen voor meer synergie en een betere merkpositionering. 

De huidige situatie: TU Delft organiseert veel verschillende interne en externe evenementen en congressen. Echter is het niet altijd helder welke rol en waarde deze voor de organisatie vertegenwoordigen. Verder is er te weinig overzicht welke evenementen er binnen de organisatie worden georganiseerd door verschillende afdelingen om te bepalen waar het eigenaarschap ligt en hoe deze events worden georganiseerd. 

Dit is een uitdaging voor veel organisaties. Maar wel belangrijk om uiteindelijk te weten of evenementen daadwerkelijk een bijdrage leveren en waarom. De grootste uitdaging bij het organiseren van evenementen en congressen is wat het uiteindelijk oplevert. Met een strategische visie en aanpak kun je hierop het antwoord geven.

Inmiddels zijn we in januari 2024 beland en hebben we samen al een aantal belangrijke stappen gezet, waaronder:

  • 1:1 interviews met interne stakeholders en het complete TU Delft events team om huidige en gewenste situatie in kaart te brengen, inclusief verwachtingen en accountability.
  • Analyse en rapportage met uitkomsten, aanbevelingen en actiepunten ter implementatie in 2024.
  • Procesverbeteringstraject met een uniforme werkwijze voor de organisatie van evenementen binnen TU Delft. Dit zal minimaal 20% aan efficiency opleveren door slimmer en effectiever samen te werken.
  • Event strategisch framework, waarin de evenementen aansluiting vinden bij de strategische prioriteiten van TU Delft met duidelijke doelen, doelstellingen en slimme KPIs om de impact van de events te kunnen meten en monitoren.

Dit jaar beginnen we aan het vervolg. Het afstemmen en implementeren van de strategie en het begeleiden van het TU Delft Event team naar meer regie, uniformiteit en eigenaarschap.

Dit zal de volgende voordelen gaan opleveren voor TU Delft:

  • Integratie van evenementen in de communicatieplannen van TU Delft, waardoor meer zichtbaarheid van geplande evenementen en minder ad-hoc aanvragen.
  • Doorvoeren van accountability voor alle evenementen door de strategische visie en het eventbeleid in te voeren in de werkwijze.
  • Verbeterde samenwerkingsvoorwaarden en schaalvoordelen met vaste leveranciers welke leiden tot betere kostenbeheersing en -besparing.
  • Meer eigenaarschap, regie en zichtbaarheid vanuit het TU Delft Events team. Dit leidt o.a. tot een hogere productiviteit, verbeterde samenwerking met collega’s, hogere kwaliteit en een sterkere merkconsistentie.
  • Helder aanvraagproces voor interne opdrachtgevers wanneer ze wel of geen ondersteuning kunnen verwachten van TU Delft Events.

Wil je ook een strategisch resultaat-gedreven evenementenbeleid ontwikkelen en leren hoe je dit kunt doen?
Neem dan vrijblijvend contact met ons op.